Quand les soumissions arrivent 30 % au-dessus du budget, la question est toujours la même : est-ce le marché, ou est-ce le budget qui était mal estimé ? Une bonne estimation de contrôle permet de répondre, et de décider vite.
Ce que dit la loi
Au Québec, une municipalité doit établir une estimation du prix de tout contrat comportant une dépense de 100 000 $ ou plus, avant l’ouverture des soumissions et avant la conclusion du contrat (article 477.4 de la Loi sur les cités et villes, article 961.2 du Code municipal). L’estimation porte sur la dépense totale, taxes comprises, en tenant compte des remboursements de taxes. Le prix estimé est ensuite publié dans la liste des contrats de la municipalité.
Les seuils évoluent : vérifiez toujours ceux en vigueur auprès du ministère des Affaires municipales.
À quoi sert vraiment l’estimation de contrôle
- Valider le budget avant de lancer l’appel d’offres, et ajuster la portée si nécessaire ;
- juger les soumissions : un écart important doit pouvoir s’expliquer, poste par poste ;
- décider en confiance : accorder, négocier dans les cas permis, ou retourner en appel d’offres ;
- documenter la décision devant le conseil et les citoyens.
Les erreurs qui faussent la comparaison
- utiliser un budget de faisabilité, fait sur des esquisses, comme estimation de contrôle ;
- oublier les addendas publiés pendant l’appel d’offres ;
- ne pas suivre la structure du bordereau, ce qui rend la comparaison impossible ;
- ignorer le marché local : disponibilité des entrepreneurs, saison, région éloignée.
Comment on la prépare
On part des plans et devis finaux et du bordereau de l’appel d’offres. On relève les quantités, on applique des prix vérifiés auprès du marché de la région, et on remet une estimation dans la même structure que le bordereau. Quand les soumissions arrivent, on analyse les écarts poste par poste.
Voir notre page pour les donneurs d’ouvrage et notre service d’estimation en génie civil pour les travaux d’égout, d’aqueduc et de voirie.
L’estimation de contrôle doit-elle être faite par un externe ?
La loi demande que la municipalité établisse l’estimation ; elle peut faire appel à une firme externe. Une firme indépendante des entrepreneurs ajoute de la crédibilité au chiffre.
Que faire si toutes les soumissions dépassent l’estimation ?
D’abord, comprendre l’écart : portée, marché ou erreur d’estimation. Ensuite, décider avec vos conseillers juridiques de la suite permise par vos règles de gestion contractuelle.
Cet article est de nature générale et ne constitue pas un avis juridique.
Source : ministère des Affaires municipales, bulletin explicatif no 1 (2019).
